QuickBooks Onlineで請求書を作成して送信する方法

このチュートリアルでは、請求書を作成して顧客に送信する方法について説明します。さぁ、始めよう!

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請求書とは何ですか?

請求書は、あなたが提供した製品やサービスの詳細な説明とそれらがいくらかかるかを顧客に提供する文書です。クレジットでの売上には請求書が必要です。言い換えれば、あなたが販売時に顧客があなたに支払いをしないのであれば、あなたは将来あなたがあなたが支払いを確実に受けることができるように彼らがあなたに負っているものを追跡する必要があります。

請求書を使用すると、売掛金を管理できます。売掛金はあなたの顧客からあなたに支払われるべき未払い残高です。

請求書がQuickBooksで作成されると、アカウントと財務諸表は次のように影響を受けます。

影響を受けるアカウント
アカウントへの影響
財務諸表
売掛金
増加する
貸借対照表
収入(売上)
増加する
利益損失

以下に、架空の会社Paul's Plumbingの完成したQuickBooks Online請求書の例を示します。

QuickBooksで請求書を作成する理由

QuickBooksで請求書を作成すると、2つの方法でメリットがあります。

  • あなたの財務諸表はあなたの売掛金と銀行口座の残高の変化を反映するためにリアルタイムで更新されます。
  • QuickBooksから直接請求書を顧客に電子メールで送信できます。これにより、郵便料金を節約できるだけでなく、顧客がより早く請求書を受け取ることができるようになり、支払いが早くなります。

QuickBooks Onlineで請求書を作成する方法は?

ステップ1 - 請求書の作成に移動します

ホームページから、 お客様 列、選択 請求書 下記のように。

ステップ2 - 請求書を作成する

請求書フォームが画面に表示されます。入力が必要なフィールドは次のとおりです。

  1. 顧客名 - ドロップダウンから顧客の名前を選択します。先端: まだ顧客情報を設定していない場合は、ドロップダウン矢印をクリックしてリストの一番上までスクロールして選択します。 新しく追加する。新しいウィンドウが開き、あなたの顧客の情報を入力することができます。これが完了したら、[保存]をクリックして請求書を完成させることができます。
  2. 顧客のメールアドレス - この情報は顧客プロフィールから自動的に入力されます。顧客プロファイルにEメールアドレスを入力しなかった場合、このフィールドは空白になります。先端: この欄に直接メールアドレスを入力すると、顧客プロフィールが自動的に更新されます。
  3. 請求先住所 - この情報は顧客プロフィールから自動的に入力されます。顧客プロファイルに請求先住所を入力しなかった場合、このフィールドは空白になります。先端: このフィールドに請求先住所を直接入力できますが、 しない 顧客プロファイルを自動的に更新します。あなたは顧客プロファイルに戻り、それが今後自動入力されるようにするためにこの情報を入力する必要があります。
  4. 条項 - これはあなたがあなたに支払いをするためにあなたの顧客に与えた日数です。この情報は顧客のプロフィールから自動的に入力されます。顧客プロファイルに支払い条件を入力しなかった場合、このフィールドは空白になります。先端: この欄のドロップダウン矢印をクリックして支払い条件を選択すると、顧客プロフィールが自動的に更新されます。
  5. 請求書の日付 - これはあなたがあなたの顧客に製品やサービスを提供した日です。先端: 通常、QuickBooksはデフォルトで今日の日付になります。製品またはサービスが提供された日付より後に請求書を作成している場合は、この日付を変更する必要があります。
  6. 期日 - この日付は支払条件フィールドに基づいて自動的に計算されます。この例では、支払条件は正味30です。つまり、支払期日は2016年8月9日の請求日から30日後に計算されます。期限は2016年9月8日です。
  7. 製品/サービス - ドロップダウンリストから各製品/サービスを選択します。先端: まだ製品とサービスの情報を設定していない場合は、ドロップダウン矢印をクリックしてリストの一番上までスクロールし、[選択]を選択して設定できます。 新しく追加する。新しいウィンドウが開き、製品とサービスの情報を入力できます。これが完了したら、[保存]をクリックして請求書を完成させることができます。
  8. 説明 - このフィールドは、上記で選択した商品/サービスに基づいて自動的に入力されます。ただし、このフィールドに直接入力してこの説明をカスタマイズできます。先端: この請求書に入力したカスタム説明 いいえt製品とサービスの説明を更新します。この製品/サービスを選択したときにこの説明を自動入力する場合は、製品とサービスの情報を更新する必要があります。
  9. 数量 - 該当する場合は、各製品またはサービスの数量を入力してください。
  10. 料金 - このフィールドは、選択した商品/サービスに設定した料金に基づいて自動入力されます。料金を設定しなかった場合は、このフォームに直接入力できます。先端: この請求書に入力した料金は、商品およびサービスの料金を更新しません。この商品/サービスが選択されたときにこの料金を自動入力する場合は、商品とサービスの情報を更新する必要があります。
  11. - QuickBooksは自動的に数量と単価列を掛けて金額を計算します。
  12. アイテムを削除するこの欄のゴミ箱の記号をクリックするだけです。

ステップ4 - 請求書のプレビュー

必要なフィールドをすべて入力したら、印刷プレビューを表示して請求書の外観を確認できます。クリックするだけ 印刷またはプレビュー 画面下部のボタンをクリックします。以下は、架空の会社Paul's Plumbingの完全なサンプル請求書です。

ステップ5 - 請求書を顧客に送信する

請求書に満足したら、それを印刷して顧客に郵送するか、またはQuickBooksから直接電子メールで送信することができます。

QuickBooksから直接請求書を電子メールで送信するには、の右にあるドロップダウン矢印をクリックしてください。 保存して閉じます ボタンと選択 保存して送信.

以下が請求書のプレビューとともに画面に表示されます。

  1. Eメール: これは顧客プロファイルに保存されているEメールアドレスです。
  2. 件名: これはQuickBooksとあなたの会社名によって割り当てられた請求書番号です。この画面でこの情報を直接編集できます。
  3. 体: これは、顧客が受け取るEメールの本文に表示される情報です。この画面でこの情報を直接編集できます。

請求書はPDF文書としてEメールに添付されます。変更を加えたら、 送信キューに保存して閉じる 下のボタンを押してください。これにより、電子メールが顧客に送信されます。

先端: 顧客にEメールを送信する前に、必ずEメール配信設定を確認してください。セールスフォームのコンテンツを設定する方法についてのチュートリアルでこれを説明しました。

要約

これで、QuickBooks Onlineで請求書を作成して送信する方法がまとめられます。次回のチュートリアルでは、顧客からの支払いを受け取る(記録する)方法、顧客の支払いを正しく適用する方法、およびこれが財務諸表に与える影響について説明します。

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